[즐거운일터.송희정] 즐거운 일터를 만드는 IT활용법 (0514)

어제 @김태용 대표님께서 협찬해주신 케빈하우스 커피입니다.^^~ 사진은 @우정호 님께서 찍어주셨네요. 

이건 제가 ㅎㅎㅎ 다들 너무 귀엽게 나오셨네요! ^^; 

1. 마인드맵

- 개인이 기안할 때

다른 문서로 넘어가기가 굉장히 쉬움

- 내부 회의할 때 너무 좋음

혼자서 떠드는 것이 아니라 함께 이야기 합니다.

- 원격회의를 할 때

보통 페북이나 채팅을 통해서 할 때는 그림이 안그려지는데, 협업해서 마인드맵으로 정리하게 되면 어떤 부분에서 내가 할 수 있는 부분을 알 수 있음

2. DataBase

예전에는 엑셀을 많이 썼는데 안배우고 쓸 수 있는 것이 엑셀이었고, 역사가 오래된 형식입니다. 

자료 정리가 일목요연하게 해야 일을 진행하는데, 이게 단점이 있습니다. 

Data의 양이 많아지면 버벅거리게 됩니다. 그런데 구글스프레드 시트의 경우는 속도와 협업의 면으로 활용이 높다.

그리고 버전이 다르게 되었을 때  서로 일할 때 불편한데, 구글 스프레드 시트는 버전관리도 되면서 최신버전으로 함께 싱크할 수 있습니다. 

3. 협업도구 

무조건 중요합니다. 요즘에 도구를 점점더 어려운 것을 사용하게 되는데 하지만, 원격으로 일하거나 문서를 작성할 때 매번 계속 저장해야 합니다.

그리고 드롭박스의 경우 한 파일을 정해서 파일을 작성하면, 그 파일이 두개의 파일로 나눠서 하게 됩니다.

클라우드가 없을 때 메신저, 인트라넷 등으로 해결하던 것을 많이 해결해 줍니다. 

그래서 일할 때가 즐겁습니다.

4. 웹관리

요즘 최근에 하고 잇는 것 기억나세요? 구글시트로 표를 하나 채우면 홈페이지,모바일 페이지로 한방에 끝납니다. 

호스팅 받을 필요없고, 관리자 모드도 필요없고합니다. 그냥 구글 드라이브에서 시트만 고치면 가능한 것이죠? 구글 드라이브가 협업도구이죠? 

우리 회사에 관련된 담당자와 협력체가 있으면 공유를 걸고 함께 작업할 수가 있는 것입니다.

홈페이지 관리가 옛날 같은 시대가 아닙니다. 구글시트를 만들고 있으면 홈페이지에서 모바일 까지 끝나는 것이 요즘 시대입니다.

댓글도 페북댓글을 활용하면 페이스북을 활용하면 우리 사이트를 오는 사람이 페이스북 아이디만 있으면 댓글을 달 수 있고,

얼굴과 이름이 나타나고, 그리고 자기 담벼락에 게시되서 홍보가 되구요.

그래서 댓글만 달고 있어도 홍보와 업무,협업까지 모두 되는 것입니다.

특히나 홈페이지 이미 만들어진 밑에다가 페이스북 댓글을 달면, 페이스북 안에서 그룹에서 이벤트나 댓글을 정리한 것이 블로그 잖아요.

그래서 SNS하고 블로그, 모바일까지 한번에 굴러가니 너무 일하는 것이 순환이 잘 되는 것이죠.

그래서 홈페이지와 마케팅이 한꺼번에 붙어있다는 것이 너무 좋지요. 그리서 비용은 떨어지고, 효과가 높으면 일터가 즐겁잖아요?^^

5. 파워포인트 

파워포인트를 만들더라도, 슬라이드쉐어를 생각하고. 구글프리젠테이션을 활용하게 되죠.

공유도 되고, MS오피스가 설치되지 않더라도 바로 프리젠테이션 할 수 있죠. 

보통 파워포인트를 만들어서 발표를 따로 하려고 만드는데. 만드는 작업을 아예 구글프리젠테이션에 하게 되면 바로 사용하게 될 수 있습니다.

프레지의 경우 제대로 쓰는 것은 협업이 됩니다. 그리고 온라인 프리젠테이션이 되잖아요. 원격으로 진행하면 동시진행이 되잖아요.

프레지 강의를 가더라도 이 부분을 빼고, 작성법만 하는 경우도 많아요. 프레지의 활용법은 원격으로 하용하는 매력이 있어요.  

저희가 프리젠테이션을 할 때 가장 잘 사용했던 것은 페이스북 사진첩을 사용하는 것을 했는데... 

사진첩이니까 파워포인트로 제목하나 아래로 페이지가 여러개 들어가는 것이잖아요. 

물론 복잡하게 하는 것도 매력이 있지만 업무용으로 페이지를 만들게되면 사진첩을 만들 수있는데 댓글을 달고 이야기 할 수 있고, 사진 하나마다 한개의 페이지를 갖게 되니 댓글 부분이 있기 때문에 함께 업데이트 할 수 있습니다.

댓글로 달면 서로 퍼지고 하는 것이 있습니다.

6. 업무 책임분산 마케팅 분산 처리 - 페북그룹과 댓글

첫번째는 업무자체를 분산하는 효과가 하나 있습니다. 

그리고 문청사례아시지요? 각 그룹에 맞는 질문을 남기고 자문을 구하는 것은 본인은 질문을 하고 사라지는 건데 마케팅도 끝내고 동시에 전문가의 자문도 구하는 것이죠. 그리고 질문을 받으면 그때부터 관계가 시작됩니다. 이것이 가장 좋은 효과는 책임을 분산시킬 수 있습니다. 물어보는 와중에 내가 진행하는 것에 책임에 대한 부분이 분산이 되게 됩니다. 

7. 원하는 장소와 시간에 일하기

한자리에 특정한 시간에 일하게 되면 CEO 입장에서 비용이 들게 됩니다. 

이것은 스마트폰, 모바일쪽에 대한 이야기 입니다. 이게 가능해지면 와가지고 앉혀놓고 이야기 할 필요가 없잖아요.

물론, 모든 업무를 다 처리할 수 없지만 상당히 많은 부분을 처리할 수 있습니다. 

열어놓고 진행하면 외부 전문가 분들의 자문을 받으실 수 있습니다.

원하는 장소와 시간에 일할 수 있도록 하는 것도 스트레스와 비용을 줄일 수 있습니다. 이런 것들을 풀어내는 것은 모바일이다. 라는 이야기 입니다.

8. 컴퓨터를 빠르고 쾌적하게 - 튜닝

컴퓨터가 느리면, 많이 이야기 되게 됩니다. 장비를 새로 구입하거나 사람들의 도움도 많이 필요하게 됩니다. 

이건 @대교CSA경영교육원의 @박승현 팀장님  께서 찍어주신 것입니다.^^

※ 질의응답 

송희정님 - 오프라인 분들을 모시고 협업하기가 힘드는데 어떻게 해야할까요?

첫번째 하는 것은 기업을 움직이는 것은 계약자는 이해나 필요를 느끼는 것인데, 계약의 주체는 상대방의 조직의 장입니다.

제가 이 비용안에서 효율을 낼 수 있으면, 오픈을 하셔야 합니다. 장하고 딜을 잘하는 것은 대표랑 해야합니다.

대표와 일을 해야합니다.

두번째 장이 아무리 들어와도 잘 안되요. 내부 규정을 바꾸는 작업을 해줘야합니다.

규정에서 최상의 상태는 3줄을 얻어내는 것이 중요합니다. 

규정이 없으면 설명하는 것이 힘들다.

1. 지금으로 부터 충원되는 인력은 협업이나  SNS에 대해서 기본을 하는 것을 충원한다. 

2. 우리가 하는 것 중에 기밀 부분을 제외한 나머지는 열린 곳에서 일한다.

3. 협력업체들 가능하면 온라인을 통해서 함께 일할 수 있는 곳으로 한다.

예를 들면 어느업체에서 사업을 하는데 들어오는 업체들한테 조건으로 실적은 SNS를 통해서 받는다고 하면, 들어오는 사람들이 그것을 하겠어요? 안하겠어요? 

이것이 목표가 되어야 합니다. 

출발점을 어디서 해야느냐? 가 중요합니다. 혁신이냐 마케팅이냐가 중요하구요.

혁신이면 교육부분부터 시작하고 마케팅을 위해서 들어갔으면 SNS에서 네트워크를 가지고 안에 동기부여를 해야합니다.

혁신을 위해서는 내부에서 회사의 대표에서 내부에서 협조자를 하나씩 얻어내는 것이 먼저 입니다. 

그래서 눈에 안보이는 힘을 얻어야 합니다. 눈에 안보이는 팀이 있어야 합니다. 

밖에서 할 때는 질문을 가지고 이것을 하는게 굉장히 좋은 것이 중요합니다. 특히나, 커뮤니티를 가지고 있는 전문가에게 질문하는 것이 좋습니다. 

그리고 그룹에 회원으로 질문하는 것이잖아요. 답변률이 굉장히 높죠.

우리가 질문과 답변 안에서 마케팅이 되고 관계가 생기는 것이지요. 상대방하고 예의를 갖추고 상대방이 한 것에 대해서 내가 할 수 있는 성의가 지속가능하게 하는 것이지요.

Q&A를 진행해서 해보자